Cómo crear la línea de tiempo final del evento

Como crear la linea de tiempo final del evento

Hacer un seguimiento de todo en preparación para el gran día es esencial. Pero, ¿qué es una línea de tiempo del evento? En pocas palabras, es una descripción general de lo que debe suceder antes, durante y después de su evento. Es algo que todo coordinador debe tener en su bolsillo trasero; después de todo, si no planifica, planea fracasar.

Aquí están nuestros mejores consejos para crear una línea de tiempo del evento.

Primero escribe el cronograma de producción del evento

Antes de hacer cualquier otra cosa, incluso antes de anunciar el evento, siéntese y calcule la línea de tiempo. Con cuánta anticipación planifique su evento depende de su tamaño y complejidad. Para reuniones pequeñas, es posible que solo necesite unas pocas semanas, mientras que las conferencias más grandes con múltiples oradores invitados pueden tomar meses para organizarse. Comience por escribir una lista de verificación de planificación de eventos, registrando todo lo que debe suceder. Puede crear su horario basado en eso.

Definir puntos de anclaje

Los puntos de anclaje son plazos de gestión de eventos establecidos en piedra y no se pueden mover. Los ejemplos incluyen la fecha en que debe pagar el depósito de la ubicación, cuándo debe confirmarse la restauración y, si está publicando su evento, cuando las publicaciones impresas necesitan su copia del anuncio. Tener estos elementos en la línea de tiempo los hace menos propensos a escapar de tu mente, además de facilitar la identificación si estás en camino para tu evento.

Toma el control de lo incontrolable

No importa cuán perfectamente planificado esté su cronograma de eventos y cuán cerca lo cumpla, a veces suceden cosas que están fuera de su control. Por ejemplo, el lugar reservado dos veces o su florista olvidó su pedido. Jugar regularmente con sus proveedores lo mantendrá a la vanguardia de sus mentes. Póngase en contacto con la ubicación para conocer los tiempos de configuración y confirme los tiempos de entrega con sus proveedores con unos días de anticipación.

Usa herramientas colaborativas

Aunque una hoja de papel de la vieja escuela es excelente para visualizar su plan, es más eficiente software colaborativo de planificación de eventos. Con herramientas de gestión de proyectos como Trello y Slack, es fácil comunicarse con sus planificadores y ver cuándo se han completado las tareas. También puede agregar nuevas obligaciones, como el seguimiento y el pago de depósitos. Use calendarios compartidos para asignar trabajos a ciertas personas; por ejemplo, recibirán una alerta cuando le paguen al proveedor. Las hojas de cálculo en Google Drive también pueden ser realmente útiles para el seguimiento de los presupuestos, ya que se actualizan para todos los espectadores en tiempo real.

Planifica el cronograma de tu evento

Discutimos los conceptos básicos: ahora es el momento de pensar en lo que debe cubrirse. Esta guía de planificación de eventos no es exhaustiva, pero debería darle una idea de lo que debe suceder y cuándo.

4-6 meses antes:

Esto es tuyo decisión paso

  • Calcule su presupuesto
  • Póngase en contacto con ubicaciones potenciales sobre costos y disponibilidad
  • Póngase en contacto con posibles oradores, actos musicales y / o proveedores

También es hora de pensar marca.

  • Contactar diseñadores gráficos
  • Regístrese para el software de registro de eventos como Eventbrite
  • y empezar a vender entradas anticipadas

3-4 meses antes:

Este es el momento de pensar comercialización.

  • Lanza tu plan publicitario
  • Solicite productos de marca como bolsos, bolígrafos y pegatinas
  • Solicite biografías de sus oradores o artistas, y pídales que comiencen a promocionar el evento en sus propias plataformas de redes sociales.

Ahora es también el momento de pensar logistica.

  • Organice cualquier seguro o licencia adicional necesaria para usar el sitio
  • Verifique los requisitos de accesibilidad: por ejemplo, ¿se puede acceder a la silla de ruedas en el lugar y hay baños de género neutro?
  • Diseñe el diseño de ubicación y cómo lo configurará el día

1-2 meses antes:

Aquí es cuando debe ajustar su plan de ejecución de eventos.

  • Póngase en contacto con oradores o actos para confirmar el viaje y el alojamiento; también puede ver una copia de sus conferencias o listas de actividades
  • Disponibilidad cercana de boletos anticipados
  • Duplique el marketing para vender el último de sus boletos

1 semana-1 día antes:

Este es el momento de atar los cabos sueltos. Asegúrese de que todos sepan dónde deben estar, y cuándo, el día del evento. Por ejemplo:

  • Confirme los números finales con ubicación y / o proveedores
  • Imprima copias de discursos y horarios
  • Configure tablas de registro y medios con etiquetas de nombre y artículos promocionales

Un plan maestro para el éxito del evento.

Tener un cronograma de eventos lo ayuda a realizar un seguimiento de todos los pequeños detalles, por lo que es más probable que todo salga bien en el día. Su listado de eventos en Eventbrite también proporciona acceso a datos importantes, como cuántas personas planean aparecer, más ayuda diaria si la necesita.

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