El propósito de los registros de eventos es simple. Si está organizando un evento de entradas, los invitados deberán registrarse. Comenzar este proceso en las semanas previas al evento le da una buena idea de cuántas personas esperar, además de ayudarlo a planificar una estrategia de seguridad y averiguar los números para la restauración. Pero no se detiene ahí. El mismo día, deberá proporcionar un proceso de registro de eventos rápido.
Hacer que el registro sea una experiencia sin problemas resultará en una experiencia positiva para usted y sus participantes. Estas son algunas de las mejores prácticas de registro de eventos que lo ayudarán a lograrlo.
Hacer el registro fácil
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Se enteraron de su evento y decidieron que valía la pena su tiempo y / o dinero. El registro del evento es el paso final en su embudo de ventas y no desea perder invitados en el último obstáculo haciendo preguntas innecesarias. Recuerde que todo lo que necesita saber es su nombre y correo electrónico (y dirección, si está enviando boletos). Configure el registro en línea para que puedan acceder a él desde cualquier lugar y facilitar la búsqueda de la página de registro.
Configurar una tabla de registro de eventos
Cuando lleguen sus invitados, ingresarán al evento lo antes posible. Para evitar colas innecesarias, configure una tabla de registro de eventos para ellos en la entrada del lugar y aliste a un mínimo de dos personas para recibir visitantes. Si su evento se realiza en un lugar relativamente grande, puede ser fácil para las personas perderse. Deje en claro a los invitados dónde se encuentra el registro enviándolos con anticipación y colocando letreros para que apunten en la dirección correcta.
Organizar soporte técnico
Nada ralentiza las líneas como las personas que hacen preguntas. Como el equipo de registro es la primera persona que ven los asistentes, naturalmente se convertirán en las personas a las que recurrir para consultas sobre horarios, precios y diseños. Acelere el proceso de registro configurando una tabla de soporte técnico para manejar consultas específicas.
Tenga un plan de respaldo en caso de que falle el Wi-Fi
Registrar a las personas que usan el software de registro de eventos es rápido y fácil, hasta que la tecnología falla. Planifique esto dejando una lista impresa de los nombres de los visitantes en la tabla de registro de eventos y organizando los nombres en orden alfabético para que el equipo pueda marcarlos rápidamente.
Prepare bolsas de regalo con anticipación
Distribuir productos de marca (o “ganancias”) es una excelente manera de publicitar su empresa. La noche antes de su evento, prepare bolsas para distribuir en la mesa de registro. Las bolsas precargadas hacen la vida del equipo del evento mucho más fácil y ayudan a evitar colas fuera del lugar.
Aumento de los números de registro
Además de facilitar el proceso, debe determinar cómo aumentar el registro de eventos. Cree un rumor invirtiendo en publicidad paga, planificando una campaña en las redes sociales o pidiendo a sus oradores y moderadores que accedan a sus redes personales. El uso de una plataforma como la nuestra también puede ayudar a dirigir a las personas a su evento y hacer que el registro sea continuo.