Ver un evento que ha planeado ejecutar con éxito puede ser realmente satisfactorio. Pero no es ningún secreto que el proceso de planificación puede resultar estresante. Para evitar dolores de cabeza en el camino, use una lista de verificación de planificación de eventos que lo guíe.
Aquí hay una lista de 10 elementos esenciales.
- Ya sea para recaudar dinero, honrar a personas u organizaciones, o simplemente organizar una fiesta increíble, tenga claro el propósito y construya su evento en torno a ese objetivo.
- Ser realista. Esto guiará todo lo que haga.
- Sea creativo, pero asegúrese de elegir un tema que se adapte a su público objetivo y se ajuste a su objetivo y presupuesto.
- Considere eventos y días festivos de la competencia y considere la disponibilidad de su audiencia, de día o de noche, durante la semana o los fines de semana.
- Además del número esperado de invitados, deberá considerar la logística. ¿Necesitarás Wi-Fi, escenario, pista de baile? ¿Su ubicación ofrece catering en el lugar o necesita contratar a un proveedor de alimentos externo? Además, tenga en cuenta la capacidad de estacionamiento de la ubicación y si está convenientemente ubicada para su público objetivo.
- ¿Qué tipo de entretenimiento atraerá a su audiencia y se adaptará a su evento? Busque bandas en vivo, DJ u otras formas de entretenimiento. Verifique su ubicación o solicite recomendaciones a su red.
- Recopile una lista de proveedores que pueda necesitar, como floristas, fotógrafos de eventos y proveedores externos. Esto es crucial para cualquier lista de verificación de planificación de eventos.
- Agenda y Guión. Elabore una agenda para asegurarse de que su evento se desarrolle sin problemas y que todo suceda de manera oportuna. Si planea tener un maestro de ceremonias, deberá crear un guión para guiarlo. Si tiene patrocinadores de eventos y voluntarios, asegúrese de mencionarlos en su itinerario. Esta es su oportunidad de hacer que sus seguidores e invitados se sientan incluidos y apreciados.
- ¿Cómo invitarás a tu audiencia? Si su evento es privado, probablemente necesitará invitaciones impresas. Si se trata de un evento con entradas, puede llegar a su audiencia a través de cartas, sitios como Eventbrite o Brown Paper Tickets, una página del evento en Facebook o publicidad paga.
- Las redes sociales son una de las formas más fáciles y económicas de promocionar su evento. Es una buena idea crear un hashtag de evento para que pueda realizar un seguimiento de las publicaciones sobre el evento y ver fotos en las plataformas de redes sociales. Si su evento tiene un ángulo interesante, por ejemplo, si está honrando a una persona importante o recaudando dinero para una gran causa, es posible que desee considerar comunicarse con los medios locales sobre la cobertura de noticias.
Si realmente desea llevar su evento al siguiente nivel, REDEIL puede ayudarlo a realizar su visión. Obtenga más información sobre nuestra planificación completa de eventos y nuestro talentoso y experimentado equipo de expertos y coordinadores de eventos.