Entonces, te pidieron que fueras un moderador de eventos. ¿Primera vez? Probablemente se esté preguntando qué acordó. En resumen, usted es el maestro de ceremonias. Es su trabajo presentar oradores, mantener la conversación fluida en una discusión grupal y asegurarse de que la audiencia aproveche al máximo el evento. Si desea que la moderación de su evento sea un éxito, hay algunas cosas importantes para recordar.
Comprende tus responsabilidades
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El papel de moderador del evento es realmente importante. Además de hacer preguntas y presentar oradores, debe asegurarse de que el evento transcurra sin problemas. Los creadores del evento pueden tener una línea de tiempo estricta, por lo que si alguien se pone tangente durante una discusión grupal, es su trabajo interrumpir cortésmente y pasar al siguiente orador. El papel también tiene un elemento de entretenimiento: los participantes son sus invitados y usted quiere asegurarse de que se diviertan.
Obtenga una copia de la agenda
Si va a ayudar a que el evento se desarrolle sin problemas, necesita saber cómo es el aspecto “suave”. Obtenga una copia de la agenda del administrador del evento con anticipación. Esto lo ayudará a planificar su tiempo, por ejemplo, con cuánto tiempo de anticipación llegará y le dará una idea de lo que se espera para el día. Puede ser tan simple como presentar algunos oradores y facilitar las preguntas de la audiencia, o puede ser el anfitrión de un panel de discusión. Memorizar el horario también te ayudará a estar atento al reloj para asegurarte de que las sesiones no excedan.
Haz tu investigación
Si no está familiarizado con el tema de la conferencia o el panel de discusión, vale la pena pasar algún tiempo leyendo sobre el tema. Esto le dará una idea de los desafíos y desarrollos actuales en la industria. Pasar un poco de tiempo con la búsqueda predictiva de Google también mostrará las preguntas frecuentes, para que pueda hacerse una idea de las posibles consultas al público.
Contacte a los huéspedes con anticipación
Saber con quién va a hablar ayudará a profundizar la relación entre usted y sus invitados y agregará valor al presentar oradores al público. Si hay un formato de preguntas y respuestas o un panel de discusión, tiene sentido contactar a los invitados con anticipación. Presentarse y hablar por teléfono antes del evento debería hacer que las conversaciones sean más naturales durante el día. También es una buena idea analizar las preguntas juntos. Esto le da al invitado la oportunidad de practicar sus respuestas y la oportunidad de eliminar cualquier contenido que no sea apropiado para el evento.
Haga del orador invitado el centro de atención
Aunque usted es el anfitrión, no es el centro de atención, es el orador invitado. Intenta limitar cuánto hablas. Si tiene algún conocimiento para agregar, hágalo en forma de una pregunta y no de un monólogo. Recuerde que es su trabajo ayudar a los oradores a brillar: cuando los presente, describa sus antecedentes y enfatice sus conocimientos. Intente seguir breves introducciones a los temas, repitiendo las preguntas de la audiencia para mayor claridad, según sea necesario, y resumiendo los puntos clave al final.
Use las preguntas sabiamente
Es su trabajo asegurarse de que los participantes aprovechen al máximo el evento. Si un orador es bastante taciturno, será necesario hacer preguntas de seguimiento para obtener una imagen completa. Las preguntas también se pueden usar efectivamente como transiciones de moderador para ayudar a mantener la conversación encaminada. Algunos ejemplos de preguntas del moderador son:
- ¿Tienes un ejemplo de esto?
- ¿Cómo se relaciona esto con la discusión?
- ¿Puedes explicar esto más?
Si su trabajo es escribir las preguntas para el panel o para los oradores, recuerde agregar valor. Las preguntas que invitan a respuestas abiertas son las mejores (en lugar de solo “sí” o “no”). Pregúntate a ti mismo:
- ¿El público estará interesado en esto?
- ¿Esto maximizará el nicho, la experiencia y la perspectiva del hablante?
¿Podría esto provocar un debate? En algunos casos, esto puede ser algo bueno, pero si tiene un horario apretado, la discusión puede exceder - ¿La respuesta agregará algo nuevo o es de conocimiento común?
Sé el anfitrión con más
La moderación del evento tiene que ver con la hospitalidad. Desea que la audiencia y los oradores tengan la mejor experiencia posible. Establecer una relación por adelantado, investigar y conocer el calendario ayudará a que el evento se desarrolle sin problemas.