Sala de conferencias 2.0 | Diseño de sala de conferencias

Sala de conferencias 2.0 | Diseño de sala de conferencias

Para bien o para mal, las reuniones de conferencias y las reuniones de equipo son la forma principal de hacer negocios. En un mundo perfecto, las reuniones de conferencias dan prioridad a la comunicación clara, el trabajo en equipo colaborativo y la tecnología innovadora. Es un momento para reunir los activos más valiosos de una empresa: personas, ideas y tiempo. Las reuniones deben ser un momento de eficiencia y entusiasmo que utilice. Por otro lado, por supuesto, las reuniones ininterrumpidas pueden ser una fuente de tiempo perdido, desacuerdos repetitivos y componentes electrónicos problemáticos y frustrantes. Todos hemos visto el meme sobre “reuniones que podrían haber sido por correo electrónico” y todos tenemos esa reunión también.

En general, parece haber un consenso de que “seguir como de costumbre” en términos de reuniones de conferencias necesita una revisión importante. Con el 71% de los altos directivos encuestados en una Estudio de Harvard Business Review acordar que las reuniones son improductivo e ineficiente, es hora de preguntar qué debe tener en cuenta al convocar su reunión de conferencia.

Hemos reunido algunos principios para tener en cuenta en su próxima llamada a la acción.

sala de conferencias

Espacio de reunión flexible

La sala de conferencias no siempre es el mejor espacio para inspirar la participación del equipo. Sí, la gran sala de conferencias de su empresa es el mejor lugar para reunir a todo su equipo para recibir actualizaciones, anuncios y otros controles en toda la empresa, pero no es ideal para sesiones de lluvia de ideas o productividad. Además, muchas startups no están priorizando la necesidad de un gran espacio para reuniones en sus nuevas oficinas. O al revés: las reuniones más pequeñas están monopolizando la única sala de conferencias disponible, lo que genera un desperdicio de recursos y conversaciones impersonales.

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Para solucionar estos problemas, algunas empresas están recurriendo a la creación de espacios de reunión flexibles. Antes de comenzar a golpear con un mazo en la pared de yeso, la flexibilidad viene a través de divisores móviles. Las particiones de pared móviles le permiten dividir una gran sala de conferencias en áreas de reuniones separadas o incluso redistribuir espacios de oficina más grandes en espacios públicos o privados.

Crea estrategias para el trazado del terreno. Considere la acústica, la disposición de las sillas y el mobiliario establecido en el espacio. Tecnología y Equipo audiovisual también debe tenerse en cuenta en este cambio hacia la personalización. La comodidad influye en la experiencia de un empleado en una reunión y su voluntad de presentar su mejor trabajo. Todo lo que sus empleados puedan necesitar para mantener la productividad a la vanguardia de la reunión se puede ajustar: Equipo AV para sala de conferencias se puede complementar o alquilar para tener más espacio disponible para su equipo.

Iniciar reuniones de pie

Como alternativa más informal a las reuniones tradicionales, muchas empresas emergentes se están moviendo a reuniones de pie, que establecen un tono completamente diferente al de las reuniones sentadas. ¿Qué es una reunión de pie? Está en el nombre. Si bien los stand-ups son los favoritos entre los equipos de desarrollo ágiles, también están ganando popularidad entre todo tipo de equipos que necesitan una forma eficiente de compartir el progreso, eliminar obstáculos y mantenerse alineados.

Reglas rápidas para reuniones de pie sin ningún orden en particular:

  • Responda solo cuando sea necesario: la necesidad es diferente a la voluntad
  • Sea breve y agradable: su físico ayuda a mantenerlo real
  • Establezca una meta: esta no es su gran reunión para cubrir todas las cosas
  • Mantener la estructura – esta es una reunión, no un chat de conducción – tenga un propósito
  • Haga que los empleados remotos se sientan presentes: las videoconferencias, las funciones para compartir pantalla y las aplicaciones de productividad son formas de conectar a sus empleados de cerca y de lejos
  • Deje que todos hablen: los stand-ups tienen como objetivo revolucionar las reuniones de “cabezas parlantes”
  • Concluya con un seguimiento: al igual que sale de una reunión típica con listas de tareas e ideas, los stand-ups deben tener la misma acción de referencia que requiere seguimiento.

Vídeo conferencia

2020 fue un año salvaje en sus primeros tres meses. Nunca antes la tecnología había sido tan crítica para la supervivencia de una empresa, ni se había prestado tanta atención a la capacidad de los trabajadores para realizar videoconferencias en reuniones de trabajo y conferencias. Para algunos, esto resultó ser un desafío, ya que no estaban preparados con el equipo adecuado, el equipo audiovisual o la tecnología de portátiles para poder entrar en la era de la “sala de conferencias digital” en la que nos encontramos hasta el futuro previsible.

equipo audiovisual para sala de conferencias

Dado que las reuniones nunca serán evitables (usted sabe que eso es cierto), la tecnología de videoconferencia es imprescindible para las salas de conferencias modernas y las oficinas en el hogar de todo el mundo. Programas de software como Ampliación Ofrecen videoconferencias, pizarras interactivas y pantalla compartida para que todos los empleados puedan hacer que sus reuniones sean más eficientes, ya sea que estén en la misma sala o en diferentes zonas horarias. Google Hangouts es otra plataforma popular para teleconferencias virtuales.

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Una cosa a tener en cuenta aquí es que tipos de equipos de videoconferencia que necesita – como cámaras, parlantes, micrófonos, etc. – dependerá de sus necesidades tanto para la oficina en casa como para el espacio para conferencias en el lugar. Si está adoptando diseños de salas de reuniones flexibles, la ubicación precisa de este equipo será crucial. Hay mucho que considerar al colocar estos elementos, por lo que si está dentro de su ámbito hacerlo, Consultar a un profesional que pueda evaluar la acústica y el ancho de banda al mismo tiempo sería más eficiente.

Las reuniones son inevitables.

Pero no tienen por qué ser miserables. Nos centramos en solo 3 formas de renovar la cultura de reuniones de su empresa, pero son las tres principales. Investigue y vea si no puede inspirar a parte de la participación e innovación de su equipo cambiando la forma en que se unen.