Gestión de lugares para eventos

Como muchos profesionales de eventos han descubierto por experiencia, un método eficaz para mejorar la experiencia del participante y mantener la atención de los invitados es organizar su conferencia o espacio para reuniones en un entorno innovador o inesperado.

Al utilizar diseños de sala de conferencias nuevos o poco convencionales, ofrece a los participantes una forma nueva e innovadora de colaborar e interactuar entre sí y con el espacio físico en sí, estimulando el pensamiento y la conversación. Por ejemplo, cambiar la forma en que las personas están sentadas y orientadas entre sí y / o el punto focal de una sala puede tener un gran efecto en cómo interactúan con los oradores, los materiales y otros participantes, y esto puede aplicarse grupos pequeños o grupos grandes.

Para aprovechar al máximo su próxima reunión, aquí hay algunas formas de refinar, ajustar o alterar por completo los viejos y aburridos planes de reuniones tradicionales y exponer a sus participantes a algo nuevo.

Considere el propósito y el itinerario de su reunión

Antes de tratar de averiguar cómo colocar las mesas y sillas y dónde deben sentarse los participantes, debe saber qué esperan usted y los demás de la reunión. Comprender el propósito o el resultado proyectado de la reunión lo ayuda a determinar si el diseño de su sala de reuniones debe adaptarse a la colaboración y el trabajo en grupo; tareas que requieren concentración, como tomar notas o usar la computadora; escuchar, ver y / o mirar; redes o socialización abierta; u otros modos de participación e interacción.

Examinar el calendario de reuniones también le dirá qué elementos deben agregarse al diseño de su sala de reuniones y cómo deben organizarse estos elementos.

Si hay una letanía de discursos planeados o una ceremonia de premiación, puede ser necesario incorporar un escenario más grande en el diseño de su sala de conferencias. Si las presentaciones se proyectan en una pantalla para un grupo más grande, deberá asegurarse de que todos los invitados tengan una línea de visión clara desde la pantalla o el escenario. Para actividades de formación de equipos o sesiones de grupos pequeños, querrá organizar una disposición de asientos para grupos con espacio adicional para que las personas se levanten y se muevan, e incluso puede incluir mesas altas para que se reúnan.

Elija un estilo de configuración de sala de reuniones

Una vez que sepa de qué se trata su reunión, querrá diseñar el plano de planta perfecto para ella. Recuerde que crear el diseño ideal para una sala de conferencias no significa que deba crear algo completamente nuevo. Familiarícese con algunos de los planos de planta de salas de reuniones más populares (como se describe a continuación) y luego busque formas nuevas e innovadoras de adaptarlos o mejorarlos para darle a su evento el equilibrio perfecto entre familiaridad y frescura. .

Estos son algunos de los diseños de salas de conferencias más comunes:

Estilo teatro / estilo auditorio

Este estilo consiste en un diseño de asientos con filas de asientos colocados en líneas rectas o arcos de medio punto frente a un escenario. La distribución de esta sala de conferencias es la mejor si desea limitar las conversaciones e interacciones entre los participantes y centrar su atención en lo que está sucediendo en el escenario o frente a la sala.

Consejo: en lugar de colocar las sillas directamente una detrás de la otra, cree filas escalonadas. Con asientos escalonados, los de las filas traseras se sentarán detrás de la apertura de las dos sillas delanteras, lo que facilitará la visión del escenario.

Configuración de estilo de panel

La configuración del panel es excelente para albergar un diálogo público entre un anfitrión y varios expertos, líderes u otras personas importantes. Para ello, se requerirán sillas para los ponentes y el anfitrión en un escenario o plataforma elevados. Si desea crear un ambiente más relajado, puede cambiar las mesas y sillas duras por sillas y sofás cómodos y acolchados.

Consejo: permita que la audiencia represente al anfitrión y haga preguntas utilizando una aplicación de votación y mostrando esas preguntas en una pantalla en vivo detrás de los panelistas. Otros participantes pueden votar a favor o en contra de las preguntas para mostrar cuáles están más interesados ​​en escuchar. Aún debe tener un anfitrión para moderar las preguntas entrantes.

Estilo de aula

Las configuraciones del aula pueden tomar algunas formas diferentes, pero generalmente consisten en espacios de trabajo individuales o grupos pequeños, con una silla y un pequeño escritorio para trabajar. Los estudiantes se enfrentan a la mesa del instructor o al podio al frente del salón, que mira hacia la clase.

Consejo: si tiene una clase pequeña o si su evento implica interacción, puede colocar a los estudiantes en grupos en una sola mesa rectangular u ovalada o colocar sus escritorios en un círculo, cuadrado o semicírculo.

Estilo cuadrado hueco

El diseño cuadrado hueco consta de largas mesas rectangulares dispuestas en un cuadrado con un centro abierto. Esta es una excelente configuración de sala si está organizando una reunión colaborativa un poco más grande y desea que todos los participantes puedan verse, escucharse y hablar entre ellos durante la sesión.

Sugerencia: si planea mostrar videos o presentaciones, debe tener al menos dos pantallas enfrentadas, mostrando lo mismo. Esto evitará que las personas estiren el cuello para ver una pantalla ubicada detrás de ellos.

Estilo en forma de U

Al igual que el cuadrado hueco, pero sin un lado, la forma de U ofrece los mismos beneficios que el cuadrado hueco, pero también te permite utilizar el espacio vacío en el medio. Los presentadores pueden caminar en el medio, o se pueden colocar pantallas y pizarrones en la abertura para que todos tengan una vista perfecta.

Consejo: las salas en forma de U también pueden ser excelentes entornos de aula, donde el instructor puede enseñar fácilmente, caminar hacia los estudiantes que necesitan ayuda, fomentar la discusión en grupo o garantizar la honestidad al tomar el examen.

Estilo de sala de reuniones

El diseño de la sala de reuniones más común es el diseño de la sala de reuniones: una sola mesa de conferencias larga, con los participantes sentados en todos los lados. Las salas de reuniones son ideales para reuniones rápidas que son relativamente pequeñas y requieren conversaciones grupales.

Consejo: para que su sala de reuniones sea más versátil, divida la única mesa larga en cuatro. De esta manera, la mesa de la sala de reuniones se puede mover rápidamente para crear grupos, aulas o asientos de estilo público.

Estilo de banquete

El diseño de la sala de reuniones estilo banquete consta de grandes mesas redondas con entre ocho y diez sillas alrededor de cada una. Estos son bastante comunes cuando se sirven comidas o se organizan almuerzos, banquetes de premios, sesiones de networking o incluso lanzamientos de productos. ¡Recuerde que las mesas de banquete no son solo para comer!

Consejo: si desea fomentar la colaboración entre los participantes, como la realización de sesiones grupales, competiciones de equipos o talleres, las mesas de banquete pueden crear una atmósfera íntima natural en una conferencia o reunión más grande, lo que facilita la conexión de los colegas. colaborar y trabajar juntos.

¡Cuéntenos los diseños de su sala de reuniones favorita!

Ahora que ha adoptado el enfoque de tres pasos para encontrar la distribución perfecta de la sala de reuniones, díganos cuál le gusta más o cuál es la que más usa.