¿Qué es un evento emergente? Bueno, estas son las cosas que han afectado al mundo en los últimos años. Invitados encantadores, que aparecen literalmente durante unos días antes de desaparecer, estos eventos fugaces brindan a los organizadores la oportunidad de ser creativos. Desde bares improvisados que exploran las últimas tendencias en bebidas hasta cursos de obstáculos y experiencias de citas, hay muchos ejemplos de eventos emergentes para explorar.
Pero, ¿qué hace que una ventana emergente tenga éxito? Estos son nuestros consejos principales para que su evento se desarrolle sin problemas.
Planifica un cronograma del evento
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No se trata solo de generar rumores: una buena organización diferencia los eventos emergentes exitosos del paquete. Configurar una línea de tiempo del evento lo ayudará a descubrir qué debe hacerse, cuándo debe hacerse y quién debe hacerlo.
Establecer un presupuesto
Los eventos emergentes son de naturaleza emocionante, por lo que es fácil dejarse llevar por los planes de alquiler de locales y catering. Aunque las ideas son ilimitadas, es probable que su presupuesto no lo sea. Establecer un presupuesto lo ayudará a mantener el rumbo, e incluso puede facilitar el proceso de planificación. Además, le ayudará a decidir cuánto cobrar por admisión, comida, bebida y mercadería.
Organiza tu proceso de pago
Si su evento emergente incluye ventas, se recomienda tener un proceso de pago. Ir solo en efectivo limitará la cantidad que puede vender, ya que los invitados pueden llevar mucho. Los pagos con tarjeta pueden aumentar las ganancias de los participantes y la experiencia general: incluso puede invertir en un lector de tarjetas que coincida con dispositivos móviles.
Mantente en el lado derecho de la ley
Deberá solicitar un aviso de evento temporal (RTE) si está organizando un evento en un espacio sin licencia. En otras palabras, si su bar emergente está en el pub local, estará bien. Pero si está en un salón de la iglesia, es posible que no esté cubierto. RTE lo cubre para vender cosas, brindar entretenimiento y servir comida caliente por hasta 10 días. Puede solicitar hasta cinco avisos por año.
Comprueba tu espacio
Además de verificar las licencias, también debe cubrir lo que cubre el costo de su alquiler. Todo debe quedar claro en su contrato de alquiler. Entonces, si parece que falta algo, échale un vistazo. Por ejemplo, no asuma que tendrá acceso al sistema de sonido de su lugar; pueden requerir que traiga el suyo.
Crea un poco de zumbido
Una vez que la organización esté completa, es hora de encontrar la respuesta a otra pregunta importante: ¿cómo va a promover su evento emergente para que la gente hable? Tener una marca reconocible al instante ayudará, así que haga un presupuesto a tiempo con un diseñador gráfico. Ponga esta marca en sus canales de redes sociales para interactuar con personas influyentes y cuentas regresivas del anfitrión para el día. El mercadeo en la calle también es importante: coloque carteles para anunciar su espacio y una tabla en la acera afuera.
La clave para eventos emergentes exitosos
Independientemente del tipo de evento emergente que elija, garantizar su éxito dependerá de crear interés y adoptar un enfoque organizado, para que el gran día (o semana) transcurra sin problemas.