Escenarios para eventos

Los planificadores de eventos corporativos tienen que conectar los puntos entre los objetivos comerciales específicos y los tipos de eventos. Tratar de determinar qué tipos de eventos son los mejores para lograr los objetivos únicos de su organización puede ser un desafío, ya que hay muchas opciones para elegir. 

Aclararemos parte de esa confusión centrándonos en los seis mejores tipos de eventos para empresas y lo que puede esperar obtener de cada uno. También incluiremos muchos detalles para ayudarlo a iniciar su planificación. Pero primero, una definición rápida: 

¿Cuáles son las clasificaciones de los tipos de eventos?

Los tipos de eventos se pueden separar en corporativos, privados o benéficos. Los eventos corporativos se enfocan en las empresas y los clientes, mientras que los eventos privados son más recreativos y los eventos de caridad son para la filantropía. 

Los mejores eventos corporativos tienen asociados objetivos concretos y alcanzables. Lo cual tiene sentido dado el costo y la cantidad de planificación que se dedica a cada uno. Si es nuevo en la planificación de eventos corporativos o simplemente está buscando más inspiración para ayudarlo a alcanzar sus objetivos comerciales, lo tenemos cubierto. 

Los mejores tipos de eventos para alcanzar los objetivos comerciales

En esta sección, cubriremos los cuatro tipos de eventos corporativos más útiles. Cada tipo incluye una breve descripción de lo que es junto con detalles sobre los objetivos comerciales para los que son mejores, qué tipos de lugares necesitará, cómo planificar el diseño de su evento y ejemplos del mundo real de marcas líderes que puede realmente aprender de. ¡Entremos de inmediato! 

1. Conferencias

Una conferencia es un gran evento (el número de asistentes suele ser de cientos o miles) centrado en un tema o industria central que normalmente se lleva a cabo durante varios días. Las actividades de eventos para este tipo de evento incluyen oradores, exhibiciones, concursos y oportunidades para establecer contactos, así como más reuniones recreativas antes y después de la conferencia. 

Lo mejor para estos objetivos comerciales: aumentar el conocimiento del producto o la marca, aumentar las ventas, posicionar a la empresa como un experto 

Sedes ideales para este tipo de evento: Centros de conferencias y convenciones. Si no cuenta con alguno de estos espacio puede alquilar un escenario de tipo de ronda, que es semicircular para poder captar la atención de su auditorio y sobre todo asegúrate de tener asientos cómodos.

Diseños estratégicos para este tipo de evento: cualquier plano de planta que sea espacioso, tenga en cuenta las líneas de visión y mantenga a los asistentes lo más cerca posible de los oradores funcionará bien en una conferencia. Pruebe los asientos estilo auditorio para mantener la atención en el escenario o el estilo banquete para facilitar los grupos de trabajo. 

Ejemplo del mundo real: TechCrunch Disrupt es una conferencia anual orientada a conectar nuevas empresas con inversores y educar a los asistentes sobre las últimas tendencias en tecnología. Su línea de oradores incluye algunos bateadores pesados. Estas asociaciones les ayudan a asegurar su imagen como un recurso superior para las noticias e innovaciones tecnológicas más vanguardistas. 

Conclusiones clave de la conferencia: 

• Las conferencias son excelentes para ayudar a su audiencia a conectar los puntos entre el nombre de su empresa y la marca. 
• Tome una página del libro de TechCrunch e invite a oradores que sean reconocibles para su audiencia. Tampoco te limites a las celebridades: los microinfluencers son más asequibles (si no gratuitos) y suelen tener seguidores leales. 
• Aquí hay algunas ideas creativas para hacer las mejores conferencias .

2. Ferias Comerciales

Las ferias comerciales reúnen toneladas de marcas afines bajo el paraguas de un tema principal. Este tipo de evento interactivo se basa en stands de exhibición y socios interesantes para crear experiencias memorables para su audiencia. 

Lo mejor para estos objetivos comerciales: Muestre una variedad de productos tanto antiguos como nuevos, conéctese cara a cara con su audiencia, potencie la generación de prospectos, cree listas de contactos de ventas/mercadeo

Sedes ideales para este tipo de eventos: Centros de conferencias y convenciones, auditorios, universidades

Diseños estratégicos para este tipo de evento: los diseños de cuadrícula ayudan a organizar los stands en pasillos para lograr una mayor eficiencia del espacio, además de agrupar las marcas en categorías relevantes. Ayuda a su audiencia a planificar a qué puestos quieren dirigirse, así como a descubrir nuevas marcas cercanas que también pueden atraer sus intereses. Un escenario Flexible puede ser la mejor opción en este tipo de eventos.

Ejemplo del mundo real: Existen ferias comerciales en varias ciudades que presentan cientos de productos orgánicos y saludables. Además de probar varios alimentos, productos de belleza y suplementos, los asistentes disfrutan descubriendo nuevas marcas que les encantan. También ofrecen muchas oportunidades educativas (en forma de materiales impresos, videos, boletines y puestos dedicados) sobre las causas que más les importan a sus invitados. 

Conclusiones clave de la feria comercial: 

• Las ferias comerciales son divertidas y emocionantes para los asistentes porque les encanta probar muestras, participar en demostraciones prácticas y aprender sobre los servicios que realmente pueden usar. 
• Al ofrecer su evento en múltiples ciudades importantes, Natural Products Expo West hace que la asistencia de los participantes interesados ​​sea lo más conveniente posible. También comparten muchos programas educativos en el sitio web de su evento, lo que atrae aún más clientes potenciales en línea y ayuda a aquellos que no pueden asistir físicamente a los eventos a involucrarse más. 

3. Seminarios

En la superficie, los seminarios se parecen mucho a las conferencias. La mayor diferencia es que los seminarios están totalmente dedicados a la instrucción y la formación. Debido a que son de naturaleza académica, tiene sentido que a menudo se realicen como una serie e involucren a grupos más pequeños que sus contrapartes de tipo de evento más masivo y diverso. 

Lo mejor para estos objetivos comerciales: capacitación de productos, capacitación de empleados, certificaciones o cursos, desarrollar o fortalecer la lealtad del cliente a largo plazo

Lugares ideales para este tipo de evento: aulas, salas de juntas, espacios multifunción de tamaño pequeño a mediano

Diseños estratégicos para este tipo de evento: los diseños estilo salón de clases y las mesas estilo conferencia ayudan a los asistentes a aprender en grupo y al mismo tiempo les brindan espacio para separarse en secciones de discusión o socios, según sea necesario y un escenario tipo arena captara la atención de tu auditorio.

Ejemplo del mundo real: La Academia de Liderazgo Empresarial realiza varios seminarios de un día llamados “¿Tienes grandes sueños?”. Los asistentes incluyen estudiantes de octavo grado a estudiantes universitarios de segundo año que tienen grandes sueños que generalmente involucran algún nivel de iniciativa empresarial. Los disertantes invitados los guían a través de una variedad de ejercicios y debates que los ayudan a desarrollar sus ideas, así como los próximos pasos prácticos para iniciar sus propios negocios. 

Conclusiones clave del seminario: 

• Los seminarios son eventos educativos que ayudan a las empresas a conectarse con los asistentes al brindarles información práctica, herramientas y habilidades para lograr sus propios objetivos personales. 
• Siga los pasos de The Academy of Business Leadership y apunte a grupos demográficos subrepresentados (en este caso, adolescentes y adultos jóvenes). Concéntrese en resolver un punto de dolor importante y luego proporcione muchas soluciones extremadamente útiles que puedan quitarle la experiencia. 

4. Reuniones corporativas fuera de las instalaciones y ejecutivas

Las reuniones corporativas externas y ejecutivas son eventos presenciales en los que a menudo participan empleados de alto nivel y/o socios comerciales clave. Las empresas utilizan este tipo de eventos por muchas razones, pero depende del planificador de eventos prepararlos para el éxito a través de agendas claras, entornos creativos y herramientas o políticas que mejoren la productividad.  

Lo mejor para estos objetivos comerciales: generar nuevas ideas, completar una tarea específica, tomar decisiones importantes, establecer asociaciones

Lugares ideales para este tipo de evento: Salas de juntas, restaurantes, espacios de coworking

Diseños estratégicos para este tipo de evento: las mesas redondas son mejores para grupos de 10 o menos (para facilitar la discusión), mientras que los grupos más grandes funcionan mejor con asientos en forma de U o el estilo clásico de conferencia, el escenario que puedes considerar es el de tipo proscenio.

Ejemplo del mundo real: las algunas empresas tienen como objetivo reunirse todos los viernes y recapitular los principales eventos de la semana. Esto no solo mantiene a todo el equipo ejecutivo en sintonía, sino que también permite una revisión más eficaz de los objetivos, presupuestos y proyectos actuales. Si bien sería fácil que una reunión regular como esta se retrasara (dado que cubren muchos temas y es un día lento), implementaron una política divertida de flexiones. Si una reunión se pasa de la cantidad de tiempo programada, la última persona que habló tiene que bajar y darles 50! 

Conclusiones corporativas clave fuera de las instalaciones: 

• Las reuniones corporativas externas y ejecutivas ayudan a facilitar la comunicación y ofrecen un mayor nivel de colaboración que no se puede obtener solo con el correo electrónico y Slack. 
• Las reuniones en persona pueden ser divertidas y productivas siempre y cuando implementes algunas políticas para mantener a los asistentes enfocados, tal como lo hizo Buddtruk con su castigo creativo. 

5. Fiestas de empresa 

Las fiestas de la empresa reúnen a los empleados para celebrar victorias compartidas, reconocer hitos, levantar la moral y disfrutar de las fiestas. Si bien el enfoque de este tipo de evento suele ser la diversión y la relajación, los planificadores de eventos aún pueden establecer y lograr objetivos concretos para sus colegas. 

Lo mejor para estos objetivos comerciales: mostrar aprecio por los empleados, facilitar la interacción entre departamentos, mejorar la cultura de la empresa

Lugares ideales para este tipo de evento: Restaurantes, almacenes convertidos, lugares únicos , instalaciones para eventos en el lugar, lugares para bodas , lugares recreativos

Diseños estratégicos para este tipo de evento: debido a que las fiestas de empresa están hechas para socializar, es mejor incluir mucho espacio vacío para bailar o simplemente pararse y hablar. Agrega algunas mesas y sillas para mayor comodidad (especialmente si planeas servir comida). 

Ejemplo del mundo real: la fiesta posterior a las vacaciones de Amazon celebra el año nuevo, las ganancias recientes y a sus empleados a través de una variedad de actividades divertidas. Además de disfrutar de una excelente comida y bebida, los asistentes disfrutaron de autorretratos caricaturescos, un concierto, una fiesta de baile, karaoke, duelos de piano e incluso patearon goles de campo. 

Conclusiones clave de la fiesta de la oficina: 

• Las fiestas de la empresa son un componente importante de un ecosistema de eventos corporativos exitoso gracias a sus efectos inherentes de aumento de la moral en los empleados. 
• Incluso si no tiene el presupuesto para llevar a cabo una celebración tan extravagante como la de Amazon, aún puede planificar actividades interesantes que les encantarán a los empleados. Trate de incluir cosas o lugares que su equipo disfrute como grupo o que tengan un significado especial para su marca. 

6. Lanzamiento de producto

Los lanzamientos de productos ayudan a correr la voz formalmente sobre una nueva marca, asociación, producto/servicio u oferta especial. Estos eventos en persona generan expectación y ayudan a los asistentes a conocer mejor su empresa. 

Lo mejor para estos objetivos comerciales: aumentar las ventas, mejorar el reconocimiento de la marca, conectarse más íntimamente con los fanáticos

Lugares ideales para este tipo de evento: boutiques, hoteles, spas, campos de golf, restaurantes/bares, cualquier lugar específico de la industria que permita la convivencia, la fotografía y las mini cabinas. 

Diseños estratégicos para este tipo de evento: cualquier plano de planta personalizado que tenga un punto central de enfoque (el producto o servicio que se está lanzando) con mucho espacio para mezclarse. También puede incluir mini cabinas para experiencias prácticas o asociaciones de marca. 

Ejemplo del mundo real: la fiesta de lanzamiento de Fenty Beauty fue un evento que seleccionó a mano a solo 180 asistentes para el emocionante evento. Los invitados tuvieron primer acceso exclusivo a sus nuevos productos de maquillaje, así como actividades divertidas como cabinas de fotos y la oportunidad de aparecer en una película digital hecha a medida. 

Conclusiones clave del lanzamiento del producto: 

• Los lanzamientos de productos son una forma más personal de causar sensación con las nuevas ofertas de marca. 
• Limite sus invitaciones a solo sus fans más influyentes para que el evento sea aún más especial y memorable. Agregue algunas actividades interesantes a la mezcla y entregue algo de botín mientras lo hace. 

Planifique el tipo de evento correcto de la manera correcta  

Para ayudar a organizar, realizar un seguimiento y monitorear el progreso de la meta, necesitará confiar en una excelente empresa de alquiler de escenarios y/o de planificación de eventos. Además de ayudarlo a alcanzar los objetivos comerciales, Social Tables ayuda a los planificadores de eventos corporativos a encontrar y diagramar estratégicamente lugares para asegurarse de que están aprovechando al máximo su inversión.

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